تحليل و معالجة قواعد البيانات

تحليل المعطيات في Microsoft Excel

يوفر Excel طيفاً واسعاً من الميزات التي تساعد في عملية تحليل المعطيات. يتناول هذا القسم بعض هذه الميزات فقط، بما في ذلك:

·         الرسوم البيانية النسيجية؛

·         توزعات التواتر؛

·         المعطيات التلخيصية.

هذا، وبالإمكان تصدير مخططات ومعطيات Excel إلى مستندات أخرى، أو إلى نسق العروض التقديمية.

تحليل المعطيات في Excel

لاتعدّ ميزة تحليل المعطيات في Excel جزءًا من تنصيب Excel الأصلي، بل تأتي على شكل مكتبة برمجية Excel إضافية.

بإمكتكم معرفة فيما إذا كانت هذه المكتبة الإضافية موجودة على أجهزتكم، وذلك بعرض قائمة الأدوات Tools، والتحقق من وجود خيار تحليل المعطيات Data Analysis.

إذا لم يكن هذا الخيار مرئياً, تكون البرمجية الإضافية غير منصبة على أجهزتكم، وستكونوا بحاجة لتنصيبها ومن ثم استعمالها. وغالباً ما يتطلب تنصيب البرمجية الإضافية قرص تنصيب Office 2000.

لتنصيب البرمجية المساعدة

انقروا على أدوات  Toolsثم برمجيات إضافية Add-Ins؛

انقروا على التالي؛

تحققوا من البرمجية التالي تريدونها ثم انقروا على موافق OK؛

ادخلوا القرص الليزري عندما يطلب منكم ذلك، وانتظروا لحين انتهاء عملية تنصيب البرمجية الإضافية.

أدوات التحليل في Excel

انقروا على أدوات Tools، ثم تحليل المعطيات Data Analysis لعرض قائمة بأدوات تحليل المعطيات المتوافرة.

توليد الرسوم البيانية النسيجية باستخدام Excel

يمكنكم استخدام Excel في رسم الرسوم البيانية النسيجية الممثلة لسطر من المعطيات. يجمع Excel المعطيات، ويحسب تواترات الظهور في كل مجموعة.

أنشأوا أو افتحوا ملف جدول رقمي بالمعلومات المطلوبة؛

اختاروا أداة الرسم البياني النسيجي Histogram Tool؛

يحتوي مجال الدخل Input المعطيات التي سيتم تجميعها؛

يحتوي مجال الصندوق Bin على القيم المستخدمة في عملية التجميع؛

إذا ما تركتم هذا المجال فارغاً, فسيقوم Excel بحساب القيم التي سيستخدمها في عملية التجميع لوحده. وغالباً ما لا تنطبق هذه القيم على القيم التي تريدونها.

يتم إدخال مجال الدخل Input والصندوق Bin إلى مربع حوار الرسم البياني النسيجي Histogram.

انقروا على خرج المخطط البياني Chart Output ومن ثم انقروا على موافق OK.

في هذه العملية، يتم الإدخال في وريقة جديدة, ومن ثم يتم توليد توزيع التواتر من المعطيات الخاصة بكم، ويتم بعد لك رسم مخطط شريطي من هذه التواترات.

تنسيق الرسم البياني النسيجي

ينبغي أن تقوموا بتنسيق المخطط البياني، حيث أنه ستظهر فرغات بين الشرائط، كما أن المخطط البياني غالباً ما يكون أصغر من الحجم الذي تريدون؛

انقروا بالزر الأيمن على أحد الأشرطة: ستظهر على جميع الأشرطة الآن مربعات صغيرة؛

انقروا على تنسيق سلاسل المعطيات Format Data Series واختاروا خيارات Options؛

غيروا قيم عرض الفراغ Gap Width إلى صفر، أو احذفوا الفراغات بين الأشرطة في الرسم البياني النسيجي؛

انقروا على منطقة المخطط البياني، وعدلوا حجم المخطط البياني إلى الحجم الذي تريدون؛

يمكنكم أيضاً تنسيق المخطط بإزالة العنوان التفسيري, أو تغيير عنوان المخطط البياني وعلامة المحور X، أو تغيير الألوان حسب رغبتكم.

توزيعات التواتر التراكمي

تشابه هذه العملية عملية رسم الرسم البياني النسيجي، ولكن في هذه المرة, انقروا على مربع النسبة التراكمية Cumulative Percentage. سيقوم Excel بعد ذلك برسم الرسم البياني النسيجي ومنحني التواتر التراكمي ضمن نفس المخطط البياني.

ستبقى هناك حاجة لتنسيق هذه المخططات البيانية، كما هو الأمر مع الرسم البياني النسيجي.

بمجرد أن يتم رسم منحني التواتر التراكمي، يصبح بإمكانكم حساب الأرباع, ومجالات الأرباع الداخلية، وقيم المنصفات للمعطيات.

طرائق تمثيل المعطيات في التقارير

يمكن تمثيل المعطيات بعدة طرق مما يسهل فهمها وتفسيرها؛

وكما رأيتم سابقا, يمكنكم توليد المخططات البياينة والجداول المحورية باستخدام Excel؛

يمكنكم أيضاً تلخيص المعطيات بإضافة المجاميع الجزئية التلقائية إلى هذه المعطيات.

المجاميع الجزئية

لإدخال المجاميع الجزئية إلى قائمة ما:

1. رتبوا القائمة وفق العامود الذين ترغبون بحساب المجاميع الجزئية وفقه. فمثلاً, لتلخيص السلع التي يبيعها كل مندوب مبيعات في قائمة تتألف من مندوبي المبيعات, وكمية المبيعات, وعدد الوحدات المباعة, يتوجب ترتيب هذه القائمة وفق عامود مندوبي المبيعات:

2. انقروا على أي خلية في القائمة؛

3. اختاروا المجاميع الجزئية Subtotals في قائمة المعطيات Data؛

4. في حقل "عند كل تغيير"  At Each Change في مربع الحوار, انقروا على العامود الذي يحتوي المجوعات التي تريدون حساب مجاميعها الجزئية، على أنه ينبغي أن يكون هذا العامود هو نفس العامود الذي تم فرزه في الخطوة /1/؛

5. في مربع استخدام تابع Use Function, انقروا على التابع الذي تريدون استخدامه في حساب المجاميع الجزئية؛

6. في حقل إضافة المجاميع الجزئية Add Subtotal, اختاروا الأعمدة التي تحوي القيم التي تريدون حساب مجاميعها الجزئية.

وعند إضافة المجاميع الجزئية التلقائية إلى قائمة ما, يتم تحديد القائمة بحيث تتمكنون من رؤية بنيتها. فإذا ما أردتم توليد تقرير ملخص لهذه القائمة, يمكنكم استخدام رموز التحديد لإظهار المجاميع الجزئية وإخفاء التفاصيل.