تحليل و معالجة قواعد البيانات

          تخطيط للمشروع /2/: مخططات Gantt و PERT البيانية

مخططات Gantt

 يعدّ مخطط Gantt أحد أدوات تخطيط المشاريع، حيث يقوم بإظهار المهام بشكل بياني، كالتقويم مثلاً. هذا، وتعتبر مخططات Gantt نمطاً من أنماط خطوط الزمن، أو الجداول الزمنية التي تأخذ بعين الاعتبار جميع المهام المراد إنجازها في المشروع. وقد سميت هذه المخططات كناية للعالم Henry Gantt الذي طورها في أواخر القرن التاسع عشر، وتبين هذه المخططات متى تبدأ المهام، ومتى تنتهي، كما وتظهر فعاليات المشروع بشكل أشرطة تتناسب أطوالها مع مدة الفعالية، وترتبط بالإطار الزمني مباشرة.

 تحتل كل مهمة في مخطط Gantt سطراً واحداً، وتظهر التواريخ في الأعلى كأيام، وأسابيع، أو اشهر، وذلك حسب المدة الكلية للمشروع. ويتم تمثيل الوقت المتوقع لكل مهمة بشريط أفقي تعلم نهايته اليسرى البداية المتوقعة للمهمة، في حين تعلم نهايته اليمنى تاريخ اتمام المهمة المتوقع.

 تسهل مخططات Gantt معرفة كيفية تداخل الفعاليات أو حدوثها على التوازي ومعرفة حالة كل فعالية في أية لحظة. وتظهر معالم المشروع بشكل مثلثات مقلوبة أو معينات، ويجب أن يكون لكل مرحلة من الشروع معلم واحد على الأقل. توفر المعالم نقاطاً يمكن مراجعة تقدم المشروع عندها. ويمكن لدى الحاجة إجراء تعديلات على جدول المشروع الزمني أو موارده، وذلك للحفاظ على سير المشروع. 

تتمتع مخططات Gantt بالوضوح وسهولة الفهم. كما أنها أيضا سهلة البناء وتعد أكثر الأدوات شيوعاً بين مدراء المشاريع في كافة المشاريع، باستثناء تلك المعقدة منها. تولد الحزم البرمجية مثل Microsoft Project مخططات Gantt معقدة للغاية تظهر بوضوح العلاقات الاتكالية بين الفعاليات.

يمكن أن تكون العلاقات الاتكالية:

- البداية إلى النهاية: لايمكن البدء بالفعالية لغاية انتهاء الفعاليات المرتبطة بها.

- البداية إلى البداية: لايمكن البدء بالفعالية لغاية بدء الفعالية المرتبطة بها.

ويمكن أن تتداخل الفعاليات أيضاً؛ ويدعى هذا بزمن التقديم.

 وفي بعض الأحيان لايمكن للفعالية أن تبدأ بعد انتهاء الفعالية المتعلقة بها مباشرة؛ فغالباً ما يحدث هذا بسبب الفعاليات والموارد الخارجية بالنسبة للمشروع، كالتأخر في تسليم البضائع أو المواد. يدعى هذا بزمن التأخير.

تعقب التقدم

يمكن تعقب التقدم بسهولة باستخدام مخططات Gantt. ومع تقدم المشروع، يتم تحديث مخططات Gantt وذلك بتظليل الأشرطة لتبلغ الطول المتناسب مع كمية العمل المنجز ضمن الفعالية. ويمكّن هذا من مقارنة التقدم الفعلي مع الجدول الزمني المخطط له.

يعطي الخط العمودي على امتداد المخطط والذي يشير إلى التاريخ الحالي، صورة عن حالة المشروع. تتوضع الفعاليات المنجزة إلى يسار الخط، ويجب أن تكون ملونة بالكامل. أما الفعاليات التي لم تبدأ بعد، فتتوضع إلى يمين الخط.

 مخططات PERT البيانية

 تعتبر مخططات PERT البيانية طريقة بديلة لعرض معلومات المشروع. وكلمة PERT هي اختصار "لتقنية تقييم ومراجعة البرامج": Program Evaluation & Review Technique، وتعرض هذه الطريقة المشروع كشبكة من الأحداث أو الفعاليات.

 تأخذ مخططات PERT المهام من مخططات Gantt وتعرضها بشكل مخطط تدفقي يحدد محوره الأفقي الفترات الزمنية. ويتم تمثيل الفعاليات بصناديق تظهر اسم المهمة، ورقمها، ومدتها الزمنية، وتاريخي البدء والانتهاء. يمكن دمج الصناديق بخطوط تدل على العلاقة بين الفعاليات.

 يظهر مخطط PERT تدفق المشروع ويسهل تحديد المسارات الحرجة والمهام ذات الزمن البطيء. ويتم رسم مخططات PERT على ورقة مسطرة، وقد يكون مخطط PERT لمشروع كبير ضخماً جداً، لذا، فغالباً مايتم تجزئة المشروع إلى أجزاء أصغر.

مخططات Gantt البيانية في Excel

 يمكن رسم مخططات Gantt باستخدام برنامج Microsoft Excel، وتكون علمية الرسم هذه سهلة التنفيذ، إلا أنه قد يكون من الصعب إدارة المشاريع الكبيرة بسبب حجمها الكبير. فإذا كان هناك أكثر من /15/ إلى /20/ مهمة، يمكنكم تقسيم المشروع إلى مهام رئيسية ومهام جزئية، ومن ثم توليد مخطط Gantt الكلي للمهام الرئيسية ومخططات Gantt منفصلة للمهام الجزئية التي تشكل المهام الرئيسية.

 إن نقطة البداية هي بنية العمل المجزأة Work Breakdown Structure التي تعرض كافة الفعاليات ومددها الزمنية.

 تحديد معالم المشروع.

 قد تحتوي الأعمدة الإضافية في الجدول الرقمي على الموارد. 

ستحتاجون بعد ذلك لتحديد وحدة الخط الزمني، وقد تكون الوحدة ساعات، أو أيام، أو أشهر، وذلك بشكل يتناسب مع مدة المشروع.

طباعة المخططات

 هناك في برنامج Excel خيارات متعددة يمكنها أن تساعد في طباعة مخططات Gantt البيانية. فمثلاً، يمكنكم وضع المخطط أفقياً وعمودياً في منتصف الصفحة، ويمكنكم تغيير قياس خرج الطباعة، أو اختيار ملائمة الصفحة Fit.

تعقب التقدم

 بالإمكان تسجيل التقدم بملء الخلايا، أو بتغيير لون الأشرطة وذلك مع تقدم المشروع.

 توليد مخططات Gantt البيانية باستخدام لغة HTML

 يمكن نشر مخططات Gantt البيانية على شكل ملف HTML لاستخدامه على الويب. بعد الدخول إلى Excel، اختاروا ملف File، ثم حفظ صفحة ويب Save As Web Page، ثم بعد ذلك، انقروا على نشر Publish.