تحليل و معالجة قواعد البيانات

تخطيط للمشروع /1/: توليد واستخدام الرسوم البيانية الشبكية

التخطيط للمشاريع

ماهو المشروع؟

المشروع هو عبارة عن سلسلة من الفعاليات الفريدة المعقدة والمتصلة التي يكون لها هدف أو غرض معين، ويتوجب إنجازها ضمن وقت محدد، وبميزانية محددة وفق التوصيف.

إن غرض المشروع هو تسليم منتج نوعي في الزمن المحدد، وفق الميزانية المحددة، يحقق الفائدة المزدوجة لكل من الزبون والشركة.

يكون للمشاريع:

·  فعاليات منفصلة (مهام أو أعمال): حيث تتمتع كل فعالية بمدة زمنية مرتبطة بها أو زمن إنهاء (أي الزمن من بداية الفعالية وحتى انتهاءها)؛

·  علاقات أسبقية: والتي تتحكم بالترتيب الذي يتم تنفيذ الفعاليات وفقه، مثلاً، في مشروع يركز على إطلاق منتج جديد، يجب ان تنتهي فعالية "بناء المنتج" قبل بدء لفعالية "توزيع المنتج".

خصائص المشاريع

للمشروع:

·    أهداف؛

·    مواد سيتم تسليمها؛

·    مواعيد بدء وانتهاء، ومقاييس زمنية؛

·    ميزانية؛

·    خصوصية وتفرد؛

·    قيود؛

·    مخاطر؛

·    مستخدمين؛

·    اسم.

هناك العديد من المشاريع غير الناجحة. بإمكانكم الاطلاع على هذه المشاريع في المجلات الحاسوبية المختصة، مثل: Computer Weekly أو Computing.

 دورة تخطيط المشاريع

يجب أن تكون حصيلة المشروع ومعايير الحكم على النجاح أو غيره محددة بوضوح منذ البداية. إن المرحلة الأولى في المشروع هي تدشين المشروع، ويجب ان يكون هناك مستند رسمي في هذه المرحلة يدعى مستند تدشين المشروع PID.

ومجرد أن يتم الاتفاق على هذه النقطة، يتم التخطيط للمشروع ووضع مخطط زمني له. إن عملية تخطيط المشروع وجدولته هي عملية تكرارية، ويجب أن تتمتع بالمرونة بحيث تأخذ بعين الاعتبار التغيرات التي تحدث بمجرد بدء المشروع.

هذا، وغالباً ما تتطور خطة المشروع مع تقدم المشروع، لذلك يجب ان تكونوا مرنين، وأن تعدلوا الخطة وفق أسس منتظمة.

تساعد خطة المشروع أيضاً على تحديد مناطق الخطر في المشروع، كالفعاليات التي تتطلب تدريب الموظفين، واستخدام أدوات جديدة، أو توظيف شركات أو وكالات خارجية. تتطلب هذه الفعاليات المخاطرة، لأنها تعني أن تقدير الوقت اللازم سيصبح أكثر صعوبة.

  إن أول خطوة في عملية التخطيط هي تحليل المهام الواجب إنجازها لتحقيق المشروع. تعرف هذه العملية ببنية العمل المجزأة WBS.

 إن بنية العمل المجزأة هي بمثابة قائمة بمهام المشروع، يتم تقسيم كل مهمة بدورها إلى مهام جزئية أصغر بهدف تقييس كل مهمة.

 تعطى كل مهمة في WBS مدة زمنية تقدر بالساعات، أو الأيام، أو الأسابيع، أو الأشهر، كما تحدد علاقات التبعية بين المهام. تشكل هذه المهام والعلاقات خطة المشروع أو جدوله الزمني.

 فمثلاً، يتطلب مشروع تنصيب وتطوير أحد البرمجيات كلاً مما يلي:

·        التحليل؛

·        الملائمة أو الإمكانية؛

·        التوصيف؛

·        التدبير (أو التصميم) والبرمجة؛

·        التنصيب؛

·        التدريب؛

·        الترقية؛

·        التكامل.

إضافة إلى ذلك، يجب أخذ المهام المستمرة، كالصيانة، والدعم بعين الاعتبار، ويجب أن تتكامل هذه المهام ضمن خطة المشروع.

المعالم

إن المعالم هي عبارة عن مهام مددها الزمنية مساوية للصفر، وتؤمن نقاطاً مفيدة يتم عندها قياس مدى تقدم المشروع. تعلم المعالم انتهاء مرحلة مفتاحية من مراحل المشروع.

المعالم:

- غالبا ما ترتبط بإمكانيات التسليم؛

- تعرف ضمن بنية العمل المجزأة؛

- تقسم المشروع على مراحل أكثر قابلية للإدارة؛

- توفر مقياساً لمدى التقدم؛

- نقاط تقريرية جيدة؛

- تزيد الحوافز والسمعة.

إن المعالم هي نقاط تحقق هامة للمشروع، يمكن استخدام المعالم لتحديد مشاكل جدول المشروع لحل هذه المشاكل بالوقت المناسب. يجب أن تكون المعالم بشكل "حركة منجزة" أو "تقرير مكتوب".

عادة ما يكون من المفيد تجميع المهام في أطر.

التحليل الشبكي

يعبر التحليل الشبكي عن تقنية أساسية في التخطيط للمشاريع، حيث أنه يوفر طريقة مهيكلة لحل مشكلة إدارة المشروع وصولاً إلى إنجاز ناجح.

يتضمن التحليل الشبكي تقنيات بيانية، وبالتالي يمكن للأشخاص ذي الخلفية التقنية المحدودة فهمه واستخدامه. وتعد الرسوم البيانية الشبكية طريقة لتمثيل مهام المشروع والتبعيات فيما بينها بيانياً. يبين الرسم البياني الشبكي تتابع المهام المنطقي، ويمكّن من تحديد المهام الحرجة في المشروع.

 تكون الرسوم البيانية الشبكية للمشاريع الكبيرة معقدة وصعبة الرسم. وقد تؤدي التغيرات في خطة المشروع إلى إعادة رسم الشبكة.

 ظهرت في أواخر الخمسينيات من القرن العشرين تقنيتين مختلفتين للتحليل الشبكي بشكل مستقل، وهما:

تقنية تقييم ومراجعة البرامج PERT

 تم تطوير تقنية PERT على يد قوى البحرية الأميريكية NAVY لوضع خطة لاطلاق برنامج صواريخ Polaris العابرة للقارات، والتحكم بها، وقد كان التركيز على إنهاء البرنامج في أقصر مدة ممكنة. إن الميزة الأساسية لتقنية PERT هي القدرة على التعامل مع الفعاليات ذات المدد غير المحددة. يمكن أن يكون لكل فعالية زمن إنجاز أكثر احتمالاً، بالإضافة إلى المدة العظمى والمدة الصغرى.

إدارة المسار الحرج CPM

 تم تطوير طريقة CPM على يد شركة Du Pont الأميريكية العملاقة. ترتكز CPM على الموازنة بين كلفة المشروع وزمن الإنجاز الكلي. ويكون من الممكن في بعض الأحيان تقصير مدة المشروع بزيادة ميزانية المشروع.

 طورت شركات البرمجيات التجارية حديثاً برمجيات لإدارة المشاريع حيث دمجت بين طريقتي PERT و CPM، وبإمكان هذه البرمجيات أن تدير مهام ذات زمن إنجاز غير محدد، وتوازن بين زمن إنجاز المشروع وبين كلفته.

شبكات المشاريع

هناك طريقتين أساسيتين لرسم شبكة المشروع، وهما: "قوس الفعالية"، و "عقدة الفعالية".

رسم شبكات المشاريع

·        اسردوا كافة الفعاليات في قائمة من بنية العمل المقسمة؛

·        خذوا كل فعالية بدورها وحددوا موضعها المنطقي؛

·        قوموا بترقيم الأحداث ترتيباً تصاعدياً، تاركين فراغات لعمليات التعديل.

·        لايهم طول الفعالية؛

·        وعند استخدام الفعاليات على الأقواس، يمكن أن يكون للأسهم أي طول ولا تعكس أطوال الأسهم طول الفعالية؛

·        يجب أن يكون هناك حدث بداية واحد، وحدث نهاية واحد فقط في كل مشروع؛

·        اهملوا الزمن الحقيقي والموارد.

المصطلحات

 يتم استخدام العديد من المصطلحات في إدارة المشاريع. وقد تعرفتم إلى كافة هذه المصطلحات مسبقاً، لذلك فهي مألوفة بالنسبة لكم، كما أنها شائعة الاستخدام.